Executive assistant & office coordinator

HSC is een onafhankelijk Amsterdams communicatieadviesbureau. Al meer dan dertig jaar adviseren we nationale en internationale organisaties over strategische communicatie, reputatie en hun relaties met de buitenwereld. Ons team van ruim tien collega’s combineert ervaring met jong talent. We werken in kleine teams, met korte lijnen en een platte organisatiestructuur.

Onze opdrachtgevers vertrouwen ons complexe en soms gevoelige vraagstukken toe, vaak op het snijvlak van media, politiek en maatschappij. We adviseren onder meer over crises, maatschappelijke kwesties, financiële communicatie en communicatie rond rechtszaken. Dat vraagt om integriteit, creativiteit en initiatief. Op kantoor denken we vooruit, helpen we elkaar en is er ruimte voor een kritische, opbouwende mening.

Directieondersteuning

·      Je beheert de agenda’s en e-mail van de directieen organiseert afspraken en vergaderingen.

·      Je verzorgt correspondentie, werkt notulen uit en houdt bij welke afspraken en besluiten opvolging vragen.

·      Je denkt vooruit, stelt prioriteiten en bepaalt welke organisatorische en administratieve acties nodig zijn en wanneer. Je neemt dit werk zelfstandig uit handen.

Office management

·      Je ontvangt gasten en zorgt voor een gastvrij, goed georganiseerd en representatief kantoor.

·      Je beheert de algemene mailbox en telefoon en bestelt de gecaterde kantoorlunch. Ook houd je de kantoorvoorraad bij en reserveer en bereid je vergaderruimtes voor.

·      Je onderhoudt contact met gebouwbeheer, de verhuurder en leveranciers en organiseert teamactiviteiten.

·      Je brengt praktische afspraken over samenwerking, punctualiteit en de werkomgeving onder de aandacht en bespreekt met de directie wat aandacht vraagt.

Administratie en externe contacten

·      Je onderhoudt contact met klanten en externe dienstverleners, waaronder de accountant, boekhouder, pensioenuitvoerder, verzekeringsadviseur, arbodienst en IT-leveranciers.

·      Je bewaakt contracten, verzekeringen, abonnementen en softwarelicenties en volgt afspraken met dienstverleners op.

·      Je verwerkt facturen en declaraties en zet goedgekeurde betalingen klaar in de bankomgeving, waarna de directie ze kan autoriseren. Als de rol zich verder ontwikkelt, kan ook het opstellen van klantfacturen tot je taken gaan behoren.

Personeelsadministratie en onboarding

·      Je beheert arbeidsovereenkomsten en personeelsdossiers. Je registreert verlof, ziekmeldingen en mutaties voor de salarisverwerking.

·      Je verzorgt de administratie rond de komst en het vertrek van collega’s en bewaakt afspraken over opleidingsbudgetten en andere secundaire arbeidsvoorwaarden.

·      Je bereidt de voortgangs- en evaluatiegesprekken van ons team voor, notuleert en volgt gemaakte afspraken administratief op.

Interne afstemming

·      Je bent een laagdrempelig aanspreekpunt voor praktische en administratieve vragen.

·      Je volgt afspraken uit directie- en teamoverleggen op en zorgt dat actiepunten niet blijven liggen.

Je haalt plezier uit het ontzorgen van anderen en werkt graag met nieuwsgierige, maatschappelijk betrokken collega’s. Je werkt doelgericht en haalt voldoening uit taken en projecten die goed worden afgerond. Je bent sociaal en draagt, naast het harde werken, bij aan een prettige sfeer op kantoor.

Je hoeft niet alle genoemde taken al te beheersen: nieuwe werkzaamheden maak je je snel eigen.

·      Je hebt minimaal vijf jaar ervaring als executive assistant, personal assistant, management assistant, directiesecretaresse of office coordinator.

·      Je werkt nauwkeurig en zelfstandig, stelt prioriteiten en brengt zaken tot een einde.

·      Je bent servicegericht en spreekt collega’s prettig en duidelijk aan wanneer dat nodig is.

·      Je gaat discreet om met vertrouwelijke informatie en communiceert gemakkelijk met collega’s, klanten en leveranciers.

·      Je beheerst het Nederlands en Engels uitstekend. Je voelt je thuis in een informeel team dat hoge eisen stelt aan de kwaliteit van het werk en waarin ideeën en opbouwende feedback welkom zijn.

Ervaring met financiële of personeelsadministratie is een pré, geen vereiste.

·      Een zelfstandige, afwisselende vertrouwensfunctie voor 24 tot 32 uur per week, met ruimte om je rol verder te ontwikkelen.

·      Een salaris dat past bij je ervaring, een pensioenregeling en een opleidingsbudget.

·      25 vakantiedagen op basis van een fulltime dienstverband. Daarnaast krijg je jaarlijks vijf betaalde dagen om je in te zetten voor maatschappelijk werk.

·      Een bedrijfslaptop, een bijdrage aan de verse, gecaterde kantoorlunch via onze lunchregeling en een reiskostenvergoeding als je buiten Amsterdam woont.

·      Een hecht, jong team van getalenteerde collega’s, met ruimte voor eigen initiatief, een open gesprek en gezamenlijke activiteiten. Ons thuiswerkbeleid geldt voor alle collega’s.

Je werkt hoofdzakelijk op ons kantoor in de Amsterdamse Houthavens. De precieze werkdagen bepalen we in overleg.

Interesse?

Stuur je cv en een korte motivatie naar Livia Jansen via livia@hscomms.nl. Heb je eerst een vraag, bel dan 020-6855955. De startdatum bepalen we in overleg.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.