Operationeel & Office Manager

HSC is een Amsterdams communicatieadviesbureau dat zich richt op strategische communicatie, reputatiemanagement en stakeholderrelaties. Wij zijn een jong team (gemiddelde leeftijd is 31) dat de afgelopen jaren geleidelijk is gegroeid naar een team van ongeveer tien medewerkers. Wij verwachten dat deze groei de komende jaren zal doorzetten. Onze opdrachtgevers kloppen bij ons aan voor complexe en vaak gevoelige vraagstukken waarbij de reputatie van hun organisatie onder druk staat, of wanneer er juist kansen liggen om die verder te versterken. In deze situaties draait alles om zorgvuldigheid, snelheid en kwaliteit. De Operationeel & Office Manager speelt daarbij een sleutelrol door te zorgen dat kantoorprocessen soepel verlopen en de bedrijfsvoering stevig staat.

Wij adviseren bedrijven en organisaties over stakeholdercommunicatie en werken regelmatig aan dossiers die veel maatschappelijke aandacht trekken. Een goede benadering van media en andere belangrijke maatschappelijke stakeholders hoort daarom standaard bij ons dienstenpakket. Afhankelijk van de situatie nemen wij namens HSC de woordvoering op ons, of bieden we ondersteuning en advies achter de schermen.

Ons kantoor bevindt zich in de Amsterdamse Houthavens. Al meer dan 30 jaar helpen we (inter-)nationale bedrijven en organisaties met uiteenlopende reputatievraagstukken. Wij hebben bijzondere expertise in crisiscommunicatie (zoals datalekken, integriteitskwesties en bedrijfsongevallen), issuemanagement, financiële communicatie (waaronder fusies en overnames, beursgangen, presentatie van jaarcijfers en faillissementen) en litigation-PR (denk aan massaschadezaken, bedrijfsgeschillen en ondernemingsrechtelijke geschillen). Overkoepelend zijn wij een bekende adviseur aan organisaties op het gebied van Corporate Affairs en helpen wij organisaties om complexe communicatie-uitdagingen het hoofd te bieden.

Operationeel management

•        Verbeteren en implementeren van werkprocessen

•        Het invoeren en beheren van nieuwe operationele systemen

•        Bewaken en uitbouwen van kwaliteitsstandaarden

•        Zorgdragen voor een veilige, gezonde en goed georganiseerde werkomgeving

Office management

·        Dagelijkse organisatie van het kantoor en coördinatie van werkzaamheden en planning

·        Agendabeheer, correspondentie, archivering en naleving van AVG-richtlijnen

·        Organiseren van interne bijeenkomsten, trainingen en kantoorevenementen

·        Borgen en verbeteren van de staat van het kantoor

Teamontwikkeling en HR

•        Collega’s begeleiden en ondersteunen door werk te coördineren, planning en kwaliteit te bewaken, vragen te beantwoorden en praktische problemen op te lossen

•        HR-beleid en -administratie, contractbeheer en (administratieve) onboarding van collega’s en klanten

•        Aansturen van (junior) collega’s en stagiairs en bijdragen aan hun professionele ontwikkeling

•        Het organiseren en coördineren van periodieke prestatiebeoordelingen

•        Bewaken van een evenwichtige werkverdeling en teamproductiviteit

‍Relatiebeheer en zichtbaarheid

•        Eerste aanspreekpunt voor externe relaties

•        Onderhouden en versterken van het relatienetwerk van kantoor

•        Coördineren van alle acquisitie-, profilerings-en marketingactiviteiten

•        Verbeteren van interne en externe communicatie, waaronder website en LinkedIn

•        Organiseren van netwerkactiviteiten en bijdragen aan de zichtbaarheid en herkenbaarheid van kantoor

Financieel beheer

•        Debiteuren- en crediteurenadministratie

•        Zorgdragen voor een gestructureerde financiële bedrijfsvoering door budgettering, planning en rapportage te organiseren en waar mogelijk optimalisaties te identificeren

‍Tijd- en prioriteitenmanagement

•        Naleving van deadlines, voor jezelf en het team

•        Prioriteren van werkzaamheden en tijdig bijsturen wanneer dat nodig is

•        Minimaal vijf jaar ervaring in office-, operations- of projectmanagement

•        Minimaal een afgeronde Hbo-opleiding

•        Ervaring met procesverbetering, implementatie en gebruik van nieuwe systemen

•        Zelfstandig, besluitvaardig en in staat om verbeteringen te signaleren en te initiëren

•        Uitstekende beheersing van Nederlands en Engels, schriftelijk en mondeling

•        Sterk organisatorisch vermogen en een scherp oog voor kwaliteit

•        Discreet en zorgvuldig in het omgaan met vertrouwelijke informatie

•        Vermogen om collega’s te begeleiden, feedback te geven en richting te bieden

•        Interesse in communicatie, media en publieke vraagstukken

•        Marktconform salaris passend bij achtergrond en ervaring

•        Een sleutelrol binnen een professioneel, inhoudelijk gedreven team

•        Mandaat om processen te verbeteren en interne structuur te versterken

•        Een rol voor 24 tot 32 uur per week

•        Professionele begeleiding en ruimte voor groei

•        Een collegiale cultuur waar kwaliteit, samenwerking en vertrouwen centraal staan

•        25 vakantiedagen op jaarbasis

•        Pensioenregeling

•        Opleidingsbudget

•        Mogelijkheid om jaarlijks betaald een week vrijwilligerswerk te doen

•        Beschikking over een bedrijfslaptop

•        Bijdrage aan een verse kantoorlunch

•        Reiskostenvergoeding indien woonachtig buiten Amsterdam

‍