Ervaren Officemanager

Huijskens Sassen Communications is een gerenommeerd Amsterdams communicatieadviesbureau, gespecialiseerd in strategische communicatie, reputatiemanagement en stakeholderrelaties. Opdrachtgevers schakelen ons bureau in voor advies over het beschermen of verbeteren van hun reputatie. Dat zijn regelmatig belangrijke momenten of processen voor een organisatie, zoals een crisis, een naderende rechtszaak, een lobbyvraagstuk, of nieuwe wetgeving die de bedrijfsvoering in gevaar brengt. Wij staan organisaties bij die hun beleid en verhaal op de juiste manier aan hun stakeholders willen communiceren.  

Bij ons tref je dus een dynamische werkomgeving aan, waarbij de relatie en het contact met onze opdrachtgevers enorm belangrijk zijn. Een ervaren officemanager heeft een cruciale rol binnen het team.  

‍

Als office manager word jij betrokken bij alle aspecten van onze bedrijfsvoering. Samen met de partners van ons bureau stuur jij de operationele, administratieve en financiële werkzaamheden aan. In ons relatief kleine kantoor bieden wij jou een grote afwisseling aan taken en is geen enkele dag hetzelfde. Je vormt de kern van ons hechte team. Kortom, jij bepaalt de koers van het schip en samen zorgen we dat het niet strandt.

Hoe zien jouw wekelijkse taken eruit?

Financieel

Je beheert samen met onze partners de financiële zaken van kantoor, waaronder begrotingen, verzekeringen, het tracken van uitgaven en declaraties en het opstellen, versturen en betalen van facturen. Je werkt samen met onze accountants aan financiële rapportages.

Administratief

• Je helpt bij het onboarden van nieuwe klanten, onder meer door ervoor te zorgen dat administratieve afspraken op een zorgvuldige manier worden vastgelegd.  
• Je biedt administratieve ondersteuning aan de partners en adviseurs van kantoor. Denk aan het beheren van agenda’s, afspraken en meetings plannen en binnenkomende en uitgaande correspondentie afhandelen.  

• Je verzorgt HR-werkzaamheden, waaronder het beheer van personeelsdossiers, het opstellen en archiveren van contracten, coördinatie van recruitment en het opstellen en bijhouden van HR-beleid.
• Je stuurt onze externe communicatie aan, bijvoorbeeld via onze website of LinkedIn. Daarnaast ben je het eerste aanspreekpunt voor contact met nieuwe klanten en andere relaties van kantoor.  

Operationeel

• Je leidt de dagelijkse operationele werkzaamheden en zorgt dat het kantoor soepeltjes functioneert. In praktische zin betekent dit onder andere het beheer over apparatuur, kantoorartikelen en de overige faciliteiten van kantoor. Hieronder valt ook de leiding over de interne communicatie van ons bureau.
• Je helpt de partners van kantoor met de begeleiding en professionele ontwikkeling van (junior) adviseurs. Dit doe je onder andere door de rol van projectmanager aan te nemen en voor een goede verdeling van de werkdruk onder collega’s te zorgen.

• Je draagt bij aan de ontwikkeling en implementatie van beleid en processen die de efficiëntie van ons werk bevorderen en een productieve werkomgeving helpen creëren – en je bewaakt de naleving ervan. Hierbij ontferm jij je over de naleving van relevante gezondheids- en veiligheidsvoorschriften binnen kantoor. Je verzorgt en bevordert een veilige werkomgeving voor het hele team.
• Je beheert onze digitale en fysieke archieven, uiteraard in lijn met AVG-verplichtingen en andere wet- en regelgeving.  
• Je organiseert en coördineert kantoorevenementen, waaronder meetings, conferenties, workshops en kantooruitjes.  

Wij zijn op zoek naar iemand die barst van de originele ideeën, goed kan omgaan met vertrouwelijke dossiers, snel maar zorgvuldig kan werken en die warmloopt voor een dynamische en veeleisende baan met veel verantwoordelijkheden. Maar vooral ben jij iemand die graag werkt in teamverband binnen een fijn team en een dynamische werkomgeving.  

Wij zoeken iemand die 24 tot 28 uur in de week beschikbaar is.

Concrete functie-eisen zijn:*

• Minimaal zes jaar relevante werkervaring als office manager. Werkervaring bij een (communicatie)adviesbureau is een pre.  
• Uitstekende communicatieve vaardigheden: je schrijft graag en foutloos en weet een boodschap helder te verwoorden.

• Ons kantoor (en een aanzienlijk deel van ons klantenportfolio) is tweetalig; jouw Engelstalige vaardigheden zijn dus uitstekend.
• Je bent representatief en bezit goede sociale vaardigheden.
• Alle informatie die met ons kantoor gedeeld wordt is vertrouwelijk. Het is daarom belangrijk dat je hiermee kunt omgaan. Je bent integer, deelt informatie zorgvuldig en behandelt dossiers met grote discretie.
• Aangezien een groot deel van het werk bij ons bureau bestaat uit contacten met de media, politiek en andere stakeholders wordt een grote belangstelling voor het nieuws, de journalistiek en de politiek aangemoedigd.  
• Je bent een harde werker. Wij zijn een team dat de schouders eronder zet en daardoor in staat is om grote projecten succesvol af te ronden.  

• Deze successen vieren we natuurlijk ook graag, bijvoorbeeld tijdens een van de gezellige uitjes, etentjes en borrels die we hebben met kantoor. Ook hierbij kunnen we jouw versterking goed gebruiken.  

Wij bieden je de mogelijkheid om onderdeel te worden van een relatief jong maar snel groeiend team van gedreven professionals. We zien het als onze verantwoordelijkheid om je intensief te begeleiden zodat jouw professionele competenties verbeteren. Daarbij kom je te werken in een open cultuur; er is geen onderwerp onbespreekbaar. Iedereen mag haar/zijn mening geven over welke kantoorzaak dan ook. Sterker nog, een kritische (maar opbouwende) mening wordt gewaardeerd. We bieden je een marktconform salaris dat in verhouding staat tot jouw ervaring, 15 vakantiedagen (op basis van 24 uur) en een uitzicht op een contract voor onbepaalde tijd.